Od stycznia, w związku z wejściem w życie projektu e-Akta, zmienia się zakres danych, jakie przedsiębiorca będą przekazywać do ZUS. Zmiany oznaczają dla płatników przede wszystkim duże korzyści. Najpierw jednak trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe. Jeśli przedsiębiorca lub biuro rachunkowe działające w jego imieniu, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzącymi w życie już 1 stycznia 2019 r. powinni jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. Uwaga ta jest również wskazaniem dla producentów oprogramowania kadrowo-płacowego, z którego korzystają polscy przedsiębiorcy. Rzecz niezwykle ważna: do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS w związku z projektem e-Akta będzie na bieżąco dostosowany program Płatnik i e-Płatnik. Krótszy okres przechowywania Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób będzie wynosił 10 lat, od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia. Jest to związane
z nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nowe dane dotyczą wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) w danym miesiącu kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie
o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA. Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., musi przekazać do ZUS oświadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń po raz pierwszy w tym okresie. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości. Dodatkowo Zakład dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.
Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. W Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.
Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl
Bezpłatne szkolenie
Oddział ZUS w Częstochowie przy ul. ul. Dąbrowskiego 43/45, sala 312 (III piętro) 17 grudnia o godz. 12.00 organizuje bezpłatne szkolenie z zakresu e-Akt. Uczestnicy spotkania zapoznają się z informacjami na czym polega projekt e-akta, jaki będzie okres przechowywania akt pracowniczych po 1.01.2019 r., jakie dokumenty płatnik powinien przekazać do ZUS, jeśli zdecyduje się na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Zgłoszenia przyjmowane są pod numerami telefonów: 34 368 94 80, 34 368 91 33 lub e-mailowo: zus.szkolenia.czewa@zus.pl.
źródło: ZUS